こちらの記事は、YouTube動画の内容を文字起こししたものです。

書類は探して当たり前、積まれて当たり前って、諦めていませんか？

書類は、探して当たり前、積まれて当たり前……って諦めていませんか？

今日は「書類迷子をゼロ」にする3つのポイントをお話しします。

①残す基準、②分けるルール、③収納の仕組み。

この3つが揃うと、書類は回り出します。

片づけでは、「散らからない、探し物をしなくて済む」こんな状態を目指しますよね。

そのために、「持ち物すべてに定位置を決めることが大切だ」と言われますが、せっかく決めた「定位置」が機能しなくなる、その代表が書類です。

この動画では「書類迷子」をゼロにするために、残す、分ける、収納する、この3つの視点からお話しします。

残す基準

何度も書類整理にチャレンジしても、「残す基準」が曖昧だと、書類は片づきません。

「あっちこっちに書類が積まれている」「開けていない封筒もある」「どんな書類が入っているかはわからないけど、あの紙袋にも書類がある」。

せっかく手元に残していても、中身がわからない状態では、「暮らしの味方」というお役目を果たしてくれません。

まずは、「自分で把握できる状態」にします。

そのための「残す基準」はシンプルです。

「この先の使い道が、はっきり分かっているかどうか」。

具体的にはこちらです。

・今使っている

・しばらく必要

・ずっと取っておく

この3つのどれかに該当する書類だけを残します。

「この書類は、どんな時に使うかな？」「この書類がなかったら、どんな時に困るかな？」そんな風に自分に問いかけてみてください。

分けるルール

なぜこんなに迷子になっているのか。一言でいうと、用途別に分かれていないからです。

まずは、自分の管理できる書類を集めて、行政関係、保険関係、車関係、例えば、学校関係ですと、保護者向けなのか、お子さん自身が管理するものなのかも用途別に分けます。

この時、「未処理」というカテゴリーも作っておきます。

返信したり、手続きを行ったり、予約したり、何か処理をしなければいけない書類です。

この「未処理の書類」が一か所にまとまっていると、「やらなければいけないことがある」ということがわかるので、漠然とした不安からも解放されます。

書類って、平凡な暮らしの中にホイッと届くわりに、結構、重たい情報もあるんですよね。

「こんな急いでる時に開封したら余計にわからなくなりそうだから、時間のある時に見よう」って先送りにする。これは当然です。

なので、この「先送り」を見越して、「ここにあるのは、まだ見ていない書類だ」と未来の自分も気づけるように、他の書類と分けておきます。

収納の仕組み

書類整理の最大の難関は、更新の面倒くさにあります。

更新が面倒だと、用途別に分けても、定位置を決めても、維持するのは難しいです。

私の経験上、一番更新が簡単だと思うのは、「用途別に、クリアファイルに入れて、立てて収納する」形です。

もちろん、ファイルでもいいですし、寝かせて収納してもOKですが、維持する難易度は上がると考えています。

ですが、片づけは「自分の暮らしに合わせる」ことが第一優先です。

更新の簡単さに加えて、快適さも同じくらい大切です。

どんな風に収まっていると更新しやすいのか、快適に使えるのか。収納の仕組みも用途別に考えることが大切になります。

最後に

私は、書類整理に時間を取られたくないので、「書類は最小限に。収納はシンプルに」このことを心に刻んでおります。

「残す基準」「分けるルール」「収納の仕組み」。

この3つを押さえると、山積みの書類から解放されて、手に持った書類をスッと収められるようになります。

書類は、私たちの暮らしを守ってくれる仲間です。「暮らしの味方」にしていきましょう。

最後までご覧いただきありがとうございました。

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